Una introducción a la administración de documentos de ingeniería

En estos días las empresas conviven en un marco de veloz crecimiento tecnológico sin importar el rubro al cual se dedican. Entonces, ¿cómo hacen las empresas para entregar al mercado el mejor producto o servicio al menor precio en el tiempo más corto?

Para mantener una línea competitiva, se debe dar importancia al capital de la información, en donde se incluyen tremendas cantidades de documentos de ingeniería. Contar con herramientas y procesos que efectivamente administren, distribuyan y modifiquen este capital son cuestiones esenciales. 

Ahora bien, ¿se consideran documentos de ingeniería solamente a los planos? Claro que no. Como documento de ingeniería entendemos a:

• Planos constructivos y esquemáticos de todo tipo y especialidad
• Memorias de cálculo
• Hojas de datos
• Cronogramas
• Folletos
• Fotos
• Videos
• Manuales

International Data Corp. y Document Management Magazine  estiman que hay más de 8000 millones de planos en el mundo, de los cuales sólo el 15% están en formato CAD.  Esto nos deja un asombroso 85% de los planos que aún se mantienen en formatos no electrónicos, tales como el papel y microfilm, entre otros.

La eficiencia en la administración y el rápido acceso a la información serán la clave para que las empresas reduzcan el ciclo de diseño y producción, mejorando la calidad del producto y bajando el costo de los bienes y servicios.

...El 85% de los planos se mantienen en formatos no electrónicos tales como el papel y el microfilm. Solamente un 15% está en formato CAD...

Claramente se agrega la integración de los planos en papel con los planos CAD; la edición o modificación y el resguardo también permitirán arribar a una administración eficiente y a una distribución segura y confiable de la información, dentro y fuera de la empresa.

EDM, ECM y por qué

El archivo

Una típica empresa seguramente tiene gran cantidad de información de diseños o proyectos que debe preservar a lo largo de la vida del producto o servicio. Tal vez esta información sólo se utilice para  referencias o con propósitos legales. Esto es altamente valioso para la empresa que lo creó. La documentación archivada también representa un gran volumen físico de información. En cualquier momento, un dibujo puede volver a activarse, ya que un nuevo diseño puede apoyarse en información creada en el pasado.

El escaneo de estos archivos en formato digital “raster” resulta el más adecuado y efectivo entorno para el mantenimiento de gran cantidad de planos y documentos relacionados entre sí.  Una vez capturados, adquieren inmediatamente gran valor porque se pueden administrar junto con otros archivos electrónicos dentro de un sistema de administración de documentos (EDM) o contenidos de ingeniería (ECM).

Las revisiones

Los documentos dentro de un ciclo de revisión están sujetos a cambios dentro del proceso de trabajo. Esto es el resultado de lo que se denomina como ECO/ECN Engineering Change Order or Notice. Hay que tener en cuenta que en promedio se estima que más del 60% de los nuevos diseños están basados en viejos diseños. El entorno CAD, sin duda, provee el más eficiente método para manejar y modificar documentos de ingeniería. Todos sabemos que cuando se habla de ambiente CAD la información que se maneja es vectorial. Por otro lado, antes hablábamos de transformar en formato digital raster los planos en papel a través del proceso de escaneo. Próximamente describiremos en detalle el proceso de transformación, métodos, prácticas y recomendaciones para la integración de los planos que se encuentran en formato papel.

El ciclo de vida del documento

El ciclo de vida de un documento tiene múltiples etapas: creación, modificación, distribución y archivo. Pero el tiempo que demandará cada una de ellas y la vigencia total del documento, dependerán del tipo de industria y la duración del producto o servicio que el plano representa. Por ejemplo, los planos de plantas industriales tienen un ciclo de vida muy extenso y están sujetos a cambios durante ese período. En cambio, los planos de productos manufacturados seguramente tienen un menor ciclo de vida, pero con un gran número de cambios durante el proceso de diseño, donde se le realizan verificaciones, modificaciones y controles.

...en promedio se estima que más del 60 por ciento de los nuevos diseños están basados en diseños anteriores...

La creación de un documento normalmente está apoyada en un plano de papel existente (como dijimos, más del 60% de los nuevos diseños están basados en diseños anteriores). Este suele ser un proceso tedioso, ya que habría que recurrir al redibujo manual. Por ello es sumamente conveniente volcar los documentos de papel a un formato electrónico mediante el proceso de escaneo para integrarlo con el entorno CAD.

Seguramente durante la vida del documento existirán numerosas actualizaciones, revisiones  y aprobaciones que demandarán un acceso rápido y una herramienta de búsqueda y control eficiente del proceso. En esta etapa, es evidente la conveniencia de tener los documentos en línea y un sistema de control y administración.

El archivo es la última etapa del ciclo de vida del documento; el sistema permitirá acceder a consultas por distintos motivos, ya sea legales, mantenimiento, reactivaciones, etc. Históricamente, los formatos de archivos podían ser copias en film poliéster o microfilm, pero en la actualidad estos archivos fueron reemplazados por formatos electrónicos. Dependiendo de la frecuencia de uso o demanda de la información, es posible elegir una gran variedad de métodos de almacenamiento masivo (on line, near on line, off line).

Tres simples y grandes pasos

Cuando los documentos se archivaban en film poliéster o en microfilm, si bien las necesidades de acceso rápido seguramente eran prioritarias, las posibilidades de archivo electrónico eran inviables. Sólo se cubrían a medias las necesidades de estabilidad de la información y longevidad. Y mejor ni hablar de la seguridad y el espacio ocupado.

Como las posibilidades de archivo masivo de información electrónica han cambiado, el sueño de los usuarios de lograr un rápido acceso a sus documentos para consulta y modificación se hizo realidad.

...Un documento se mueve a través de distintas fases de ediciones y archivo durante su ciclo de vida y en cada etapa genera mayor cantidad de información e incrementa la necesidad de una administración eficiente, segura y confiable...

Los pasos lógicos para la modernización de sus documentos y contenidos de ingeniería son:

• Escaneo digital de los planos en papel si existen y si se justifica. 
• Implementación de herramientas de edición para estos documentos raster. 
• Implementación de un sistema que permita la administración de todos los contenidos de manera integral.

Los factores que multiplican los costos del plano en papel

Los  costos que demanda el trabajo en un entorno de planos en papel tiene efectos multiplicadores durante el ciclo de vida del dibujo. Un documento se mueve a través de distintas fases de ediciones y archivo durante su ciclo de vida. Cada etapa genera más cantidad de información e incrementa la necesidad de una administración eficiente, segura y confiable. Además, los archivos en papel sufren nefastas consecuencias a raíz del deterioro, las pérdidas, el difícil manejo del volumen donde los costos de reemplazo y mantenimiento o conservación se hacen cada vez más importantes e inevitables.

Costos típicos del manejo documental en papel

Es importante destacar que todas las empresas en el mundo tienen problemas asociados a la utilización de documentos en papel. Algunos de los problemas que listamos a continuación son los más frecuentes y son los que justifican la modernización de la planera:

• 60-70% del capital de información de las empresas están archivadas en papel o microfilm.
• 3-5% se pierden o se archivan en forma incorrecta. El costo de recuperación de este capital es alto.
• 7-10% de los gastos de las empresas ya están asignados al manejo manual de documentos. Estudios realizados por el Departamento de estudios del Trabajo de los Estados Unidos indican que el 70% de los costos de la administración de documentos en papel se adjudican a mano de obra de las personas. Modernizar este punto significa, entre otras cosas, reinvertir este dinero en herramientas que den mejor eficiencia a la administración.
• La emisión de un documento requiere varias etapas y esto puede llevar varios días.
• Puede ocurrir que planos llave referencien exactamente dónde está la información necesaria. Por ello es vital encontrar ese plano llave y seguir manualmente la búsqueda por las referencias hasta ubicar el documento deseado. Esto implica mucho tiempo de búsqueda.
• Los planos pueden no tener referencias relativas entre ellos, por lo que habrá que buscar en lotes mayores para encontrar el plano deseado y muchas veces sin saber si es el correcto.
• La ubicación y copia de documentos que no serán estrictamente para construcción.
• La corrección de planos de papel requiere de varios días para pasar de un lugar a otro para seguir la ruta de aprobación.
• Ineficiencias en el proceso de revisión manual que suelen insumir hasta 16 horas por revisión mientras que en un entorno electrónico CAD o raster puede tomar dos horas.
• Carecer de una base de datos ocasiona numerosos errores y redundancias de información dentro de la organización.
• Carecer de herramientas de revisión puede provocar duplicación de modificaciones produciendo un caos de versiones diferentes.
• Los sobreprecios de los proyectos son debidos, en parte, a un manejo pobre de la información.
• El 54% de los problemas de certificación ISO 9000 están basados en una deficiente administración de los documentos.