Excel en AutoCAD

Muchas veces la productividad en AutoCAD no está dada solamente por el uso eficiente de herramientas de dibujo y edición, sino también por el correcto uso de recursos que eviten recrear información. Por ejemplo, supongamos el caso en el cual el contenido de una planilla de Microsoft Excel debe ser volcado a una tabla de AutoCAD. ¿Tiene sentido crear información que ya existe? Por supuesto que responderemos que no, y también aclararemos algunos conceptos para que nos resulte más fácil comunicarnos con Excel desde AutoCAD.

Desde Excel a AutoCAD

Se dispone en Excel de un archivo XLS que no es otra cosa que una planilla de superficies que deseamos incluir en el archivo de AutoCAD. Si el lector quiere seguir atentamente el ejercicio propuesto puede utilizar cualquier planilla de Excel o la utilizada en el ejemplo, obteniéndola del enlace al pie de esta nota.

En Microsoft Excel, una planilla de superficies. ¿Cómo crearla en AutoCAD y que quede vinculada con ésta?

Para comenzar en la solapa Insert del ribbon buscamos la opción Data Links. Observemos que la misma se encuentra ubicada en el panel Linking & Extraction. De esta forma se habrá abierto la interfase del administrador de vínculos con datos externos, precisamente el Data Link Manager. Su utilización es bastante simple e intuitiva según veremos.

Data Link se encuentra en el panel Linking & Extraction bajo la solapa Insert y despliega el administrador de vínculos o Data Link Manager.

En la ventana de links del Data Link Manager se debe seleccionar Create a new Excel Data Link. De esta forma se abre un nuevo cuadro de diálogo en el cual AutoCAD solicita un nombre para el vínculo con Excel que se está creando.

En el ejemplo le hemos asignado como nombre Planilla de superficies. Si bien el nombre no es en sí importante, sí lo es si una lámina contiene múltiples data links, es decir muchos vínculos a otras tantas planillas de cálculo, lo cual facilitará luego toda la administración de dichos enlaces. Luego AutoCAD despliega un selector de archivos desde el cual se seleccionará la planilla de Excel con la cual se desea crear un vínculo.

El vínculo con la planilla de Excel puede ser total o por rangos de celdas, opción que se establece en el Data Link Manager.

Seleccionado el archivo de Excel, ocupémonos entonces de analizar la interfase del Data Link Manager. Obsérvese en la figura que el mismo posee una flecha que apunta a la derecha. La misma también está presente en otros cuadros de diálogo de AutoCAD y permite ver u ocultar un conjunto más complejo de funcionalidades del cuadro de diálogo.

Nos concentraremos en el conjunto de funcionalidades comprendidas en el área izquierda de Data Link Manager más específicamente las opciones identificadas bajo Link Options.

Opciones para la vinculación

Link Options permite definir qué es lo que vamos a vincular en Excel con una tabla de AutoCAD.

Select Excel sheet to link to, abre una lista desplegable con las planillas que están incluidas en el archivo de Excel seleccionado en el paso anterior.

Una vez seleccionada la planilla podrá elegirse entre vincular su totalidad, un rango con nombre o un rango de celdas. Las opciones respectivas son las siguientes:

• Link entire sheet, para vincular la planilla completa.
• Link to a named range, permite una vinculación con un rango identificado por un nombre.
• Link to range, permite una vinculación con un rango de celdas seleccionado.

La opción por defecto es la primera, ya que lo más usual es vincular la planilla completa y ésta es la que elegiremos; sin embargo, podemos tomar incluso el contenido de una sola celda.  Cualquiera que fuera la opción elegida el botón Preview muestra estrictamente las celdas que se van a vincular.

Excel y AutoCAD: contenido y formato

Habrá que ocuparse ahora de analizar las opciones ubicadas a la derecha de la interfase de Data Link Manager. Estas opciones están más relacionadas con el contenido y el formateo de la celda.

En efecto, se observan dos grupos de funciones:

• Cell contents
• Cell formatting

Si bien existen opciones para estos grupos, nos ocuparemos estrictamente de la resolución del ejemplo práctico propuesto y que es normalmente la situación más frecuente.

El comando Table, en la solapa Draw y dentro de ésta en el panel Annotation permite dibujar una tabla vacía e independiente, o una tabla vinculada a un Data Link. Para ello, en el cuadro nos aseguramos de seleccionar From a data link y el nombre de dicho data link en la lista desplegable.

Ahora es el momento de dibujar o insertar la tabla vinculada en AutoCAD. Para ello se selecciona el comando Table. En el ribbon, Table se encuentra en el panel Annotation de la solapa Draw. Este comando abre el cuadro de diálogo  Insert table. Las opciones son las siguientes:

• Start from empty table, crea una tabla no vinculada; éste no es por lo tanto el caso que nos interesa en esta oportunidad.
• From a data link, crea una tabla a partir de un vínculo con Excel, y será ésta la opción que elegiremos,lo cual habilita para que se seleccione el data link correspondiente.

Obsérvese que a la derecha de la lista desplegable se localiza un botón que permite abrir el Data Link Manager. Desde éste se puede hacer click con el botón derecho del mouse para abrir un pequeño menú de opciones.

Procedamos simplemente a aceptar el data link creado antes sin entrar a modificarlo. Habrá que especificar luego el punto de inserción de la tabla en la pantalla gráfica de AutoCAD.

El resultado será una tabla en AutoCAD vinculada con la planilla de Excel.

Tablas bloqueadas, contenidos bloqueados

Se suele comentar que los procedimientos que pueden ejecutarse sobre la tabla vinculada suelen ser algo confusos. Por ello una vez más iremos a lo práctico.

Observe el lector que al hacer click sobre la tabla, AutoCAD muestra dos pequeños íconos: un candado cerrado y dos eslabones de una cadena, unidos. El candado identifica a una tabla bloqueda, en la cual las modificaciones introducidas en la planilla de Excel se propagan a la tabla de AutoCAD. Sin embargo, también significa que los cambios en AutoCAD no viajan hacia el Excel. El ícono con los eslabones unidos indica que la tabla está vinculada a un Excel.

Seleccionada la tabla, AutoCAD despliega dos íconos: el candado indica que la tabla está bloqueada; los eslabones indican que la tabla está vinculada.

Vayamos a la planilla de Excel, introduzcamos alguna modificación, grabemos y observemos como AutoCAD despliega la burbuja de información en el ángulo inferior derecho de la pantalla, advirtiendo que un data link sufrió cambios; el link al pie de la burbuja permite hacer click para que se actualice la tabla en función de los cambios.

La burbuja de advertencia indica que un data link ha cambiado porque los datos de la tabla se modificaron; el link provisto permite que se actualicen los datos de la tabla.

La manera más natural de llevar modificaciones en la tabla de AutoCAD a la planilla de Excel es haciendo los cambios en la planilla que se abre desde AutoCAD. De esa manera evitamos confusos desbloqueos, ediciones y bloqueos. Para ello seleccionamos en el menú que se despliega con el botón derecho, la opción ubicada en Data links e identificada como Open data link file.

La forma más sencilla de editar la planilla de Excel desde AutoCAD: seleccionada la tabla de AutoCAD, el comando Open Data Link File bajo Data Link en el menú desplegado con el botón derecho, abre la planilla.

AutoCAD es marca registrada de Autodesk, Inc. Excel es marca registrada de Microsoft Corporation.